印刷豆知識

ビジネスに役立つ!レシート・領収書の正しい保管方法

備品を購入した際、経費として落とすために、「レシート」「領収書」を保管している方も多いと思います。

その保管方法!正しいですか?

現在多くの店舗で普及しているレシートや領収書は「感熱紙」を使っており、実はとても環境の変化に弱いのです。

間違った保管をしていると黒くなってしまったり、文字が薄くなってしまったりしてしまいます。

せっかく保管してたのに内容が分からなくなって経費が落ちない…なんてことにならないよう、正しい方法で保管したいもの。

そこで 今回はレシート・領収書(感熱紙)の正しい保管方法をご紹介いたします。

感熱紙とは

紙の表面に薬品の層があり、そこに熱を加えることで薬品層が化学変化を起こして色が変わる紙です。

レシートはインクを使わず、この化学反応によって印字しています。

熱を加えるパターンを変えることで文字や絵柄にすることが出来ます。

コストが低く、構造がシンプルなためレシートなどでよく使われます。

熱で印字しているという性質上、環境によってとても劣化しやすく、文字が薄くなって見えなくなってしまうことがあります。

感熱紙に色がつく仕組み

  1. 用紙の表面に薬剤層がある
  2. 薬剤層には発色剤(ロイコ色素)と顕色剤が入っている
  3. 印字したい部分に熱を加える
  4. 発色剤と顕色剤が化学反応を起こして発色

発色剤はロイコ色素という有色と無色を切り替えられる色素です。
この発色剤は印字前は無色ですが、熱を加えて顕色剤と結びつくことで発色します。

感熱紙のメリット

  • コストが抑えられる
  • 構造がシンプル

感熱紙のデメリット

  • 印字が消えることがある
  • 環境に影響を受けやすい
  • 長期保存に向かない
  • リサイクルできない

レシートはリサイクルできない?

  • 感熱紙に含まれる薬剤の影響で斑点がでてしまうため、再生紙に使えない
  • 事務処理で大量にレシートがでる場合でも「可燃ごみ」で出す

感熱紙でできたレシートなどは古紙回収に出せません。

感熱紙はリサイクルの原料にならない「禁忌品(きんきひん)」に該当します。

これは感熱紙に含まれる薬剤の影響で再生紙に斑点がでてしまうためです。

各自治体によって異なりますが、多くの自治体で資源回収の分別において「感熱紙」は古紙でなく可燃ごみに出すよう指示されています。

事務処理をして大量に出たレシートは古紙回収に出したいところですが、可燃ごみに出すようにしましょう。

感熱紙の保管方法

感熱紙は、光・熱・水分・油分・アルコール分・薬剤などに影響を受けやすい紙です。
これらの影響を受けない場所に保管することを意識しましょう。

悪い保管方法

  • 直射日光の当たるところに保管
  • クリアファイルに保管
  • ハンドクリームを塗った手で触る

”置きっぱなし”はNG!

  • デスクに置きっぱなし
  • ホワイトボードなどに貼りっぱなし
  • ポケットに入れっぱなし
  • 車に置きっぱなし

ハンドクリームの水分、油分、アルコール分の影響も受けることがあるので、印字してあるところは持たないようにする。

また、アルコール消毒したばかりの手で触るのも注意が必要です。

手指消毒用アルコールでちょっと実験

レシートに手指消毒用アルコールを1滴たらすと

一瞬で文字が消えてしまいました。(薄く見える)

乾かしたら、ほとんど読めなくなりました。

手指消毒用アルコール液を使った後レシートを触るときは、しっかりと手が乾いていることを確認してから!

良い保管方法

  • 封筒に入れ光を遮断する
  • ファイリングして引き出しや棚に保管」

封筒に入れるなど、なるべく光が当たらないようにした上で、気温の影響を受けにくいところが理想です。

印字が消える前に対策

感熱紙は正しく保管していても時間の経過で文字が消えてしまいます。
内容が読めなくなる前に対策を取っておくと安心です。

  • コピーをとる
  • 写真を撮る
  • スキャンする
  • レシートに内容を書き込む

コピーをとる

大事な場合はコピーを取りましょう。
コピー機はトナーを使った印刷なので、感熱紙よりも長くもちます。

写真を撮る

スマホで写真を撮ってデータ化するのもおすすめです。
近年テレワークの普及が進み、経費の申請は写真データを使っているという方も多いかもしれませんね。

スキャンする

写真と同じような感じですが、スキャナでデータを取り込むのも良い方法です。

レシートに内容を書き込む

レシートの余白や裏面にボールペンや油性ペンで内容を書き込む。薬剤の付いていない裏面に記入するのがおすすめです。

さいごに

以上、「ビジネスに役立つ!レシート/領収書の正しい保管方法」をご紹介しました。

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レシート・領収書の正しい保管仕方は?

封筒に入れるなど、光や熱の影響を受けないよう保管する

レシートはどのように印刷しているの?

レシートは感熱紙という表面に薬剤がついた用紙を使います。印字したい部分に熱を加えると化学反応により黒く印字されます。

レシートを長期保管すると文字が消えてしまうのはなぜ?

時間経過によって化学反応で発色していた部分が元に戻ってしまうため

レシートの印字が消えたときはどうしたらいいの?

消えてから元に戻すことはできません。消える前に、コピーを取る、写真を撮る、スキャンする

ベストプリントスタッフ

ベストプリントスタッフ。印刷やデザインについて役に立つ情報をご紹介していければと思っています!
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