フリーランスやリモートワーカーはもちろん、長引くコロナの影響でリモートワークや在宅勤務といったワークスタイルが定着してきました。在宅勤務を推奨する企業が増え、働き方は今後ますます多様化していきそうです。
皆さんは、在宅勤務になってから、自宅で仕事とプライベートのメリハリがついていますか？
仕事とプライベートの切り替えがうまくいかない…
ついダラダラと仕事をしてしまう…
休憩しすぎて時間内に仕事が終わらない…
自宅だと誘惑が多く、仕事に集中できないため生産性が低い…
などのお悩みを抱えている人も多いのではないでしょうか？
そこで今回は、リモートワーク・在宅勤務をうまく乗り切るための工夫を仕事編と生活編に分けてご紹介したいと思います！
目次
リモートワーク・在宅勤務の効率化（仕事編）
1. タスクの見える化
皆さんは普段どんな風にタスク管理をしていますか？
ついつい頭の中でタスク管理をしてしまっている人は、タスク管理ツールを使って全てのタスクをリストアップしてみましょう。人間なので、記憶だけに頼ると必ず抜け漏れが出てきてしまいます。
有名なタスク管理ツールに以下のものがあります。ぜひ、自分の使いやすいものを利用して、まずは「タスクの見える化」をしてみましょう。
2. タスクの優先度を決めて項目を細分化する
タスクを見える化をした後は、優先度順に並び替えて、項目を細分化してみましょう。
優先度を決めるときは重要度と緊急度に分けてみるのがポイントです。
- 重要かつ緊急度が高いもの
- 重要ではないが緊急度が高いもの
- 重要だが緊急度は低いもの
- 重要ではなく、緊急度も低いもの
3. 朝一番に重要なタスクから取り掛かる
皆さんは、その日の一番最初に取り掛かるタスクに明確なルールを決めていますか？
もし、重要なものほど後回しにしてしまう癖がある人は、朝一番に今あるタスクの中で最も重要度・緊急度の高いタスクから取り組むようにしてみてください。
「そんなこと言われなくても分かってるよ！」と反論の声が聞こえてくるかもしれません。
筆者も以前は、手のつけやすいものや手っ取り早く終わるものから、手当たり次第片付けていた時期がありました。しかしある時、スキマ時間にできるような作業を朝の脳が一番フレッシュな時間帯にわざわざやらなくてもいい、と気づいてから、最も重要かつ緊急のタスクから取り組むようにすると、格段に作業効率が上がったという実感が持てています。
重要なタスクが終わっていないと、一日中いつまでも落ち着かず、ジワジワと自分を追い詰めて苦しくなっていきますよね。午前中に重要なタスクが片付いてしまえば、午後からは心穏やかに次の仕事へと気持ちが切り替えられます。
4. タスクの完了の定義を明確にする
やるべきタスクの何をどこまでやれば「完了」なのか基準を明確にするのはとても大事なことです。
例えば、資料作成と一口に言っても、何をもって完了にするのかは人によって変わってきます。
完了の定義があいまいだとその仕事のゴールが分からず、結果的にずるずると作業をする原因にもなってしまいます。
それを避けるために、あらかじめ「ここまで」が完了、という明確な基準を設定しておきましょう。
5. 作業時間を測る
皆さんは普段、作業時間を意識しながら、仕事を進めていますか？
「とりあえず、忙しくて一日が終わってしまった。でも結局何をしていたんだろう…」という経験は誰しもあるはず。
自分が普段「何に」「どれくらいの時間を使っているのか」を把握することはとても大切です。
そこでおすすめするのは、無料で使えるタイムトラッキングアプリ「Toggl Track（トグルトラック）」を使った時間管理です。
Toggl Trackは、作業の開始と終了にタイマーを押すだけで時間を記録してくれるサービスです。
Toggl Track単体で時間管理することはもちろん、ToDoリストに紐付けて時間管理することもできる優れものです。
自分の稼働時間が可視化され、累計稼働時間を一週間のサマリーレポートでグラフとして見れる点もとても気に入っています。作業時間が数値化されるとダラダラと時間を浪費することがなくなり、オンオフを切り替えて集中して作業に取り組めるののでおすすめです。
自分が普段「何に」「どれくらいの時間を使っているのか」が分かると計画を立てるのもうまくなってきます。
マルチタスクは逆に効率が悪い！？シングルタスクで確実に終わらせよう！
忙しい時ほど、ついついあれもこれもと一度に複数のことに手をつけがちだと思います。しかし、科学的にも人間の脳はマルチタスクには向いていないと言われているように、マルチタスクだと注意散漫になってしまって逆に効率が悪くなってしまいます。
ここは、シングルタスクに一点集中して確実にひとつずつ終わらせていきましょう！
仕事がデキる人ほど、一見マルチタスクをこなしていそうで、シングルタスクを素早く効率的に回しています。
集中して作業する時は全ての通知をオフにする
即レスが大事だとはよく言われていますが、通知音に気が散って結局どこまで作業していたんだっけ？ということはありませんか？ひとつひとつのやり取りは短い時間だったとしてもちりも積もれば、膨大なロスが発生してしまいます。慌てていい加減な返信してしまったことでミスや混乱を招いたり、余計なやり取りが増えてしまうのでは、元も子もないでしょう。
急ぎの場合は、電話してほしいと事前に伝えておく、通知は午前と午後で1回ずつ、もしくは2時間ごとに確認する、などルールを決めておけば、通知に翻弄されなくて済みます。
リモートワーク・在宅勤務の効率化（生活編）
1. 毎日のルーティーンを固定する
在宅勤務になってから、ついダラダラしてしまう…という人におすすめなのが、ルーティーンを固定することです。
朝昼夜で時間ごとに決まったルーティーンのリズムが習慣化できれば、身体が勝手に動くため余計なことを考えずに済みます。
・起床時間と就寝時間を固定する
・毎朝ストレッチする
・必ず着替えて、メイクしてから仕事に取り掛かる …etc
他にも、作業中のBGMを固定し「この音楽がなったら集中（リラックス）タイム」と身体に染み込ませるのもいいかもしれません。音楽が仕事モードとリラックスモードを切り替えるスイッチの役割を果たしてくれます。
毎日のルーティーンが固定されると気持ちも安定します。いちいち判断したり、都度理由を考えなくてもいいので脳のエネルギーも省エネすることができます。
2. 休む時間をあらかじめ計画に入れておく
人間が一日のうち最も作業に集中できる時間は、4時間というデータもあります。根を詰めて作業をしたら、一旦休むことも大切です。
一日のスケジュールを立てる時に、あらかじめ休憩時間も確保しておきましょう。
ダラダラやるのではなく、ここまで終わらせたら休憩するなど決めておくとその時間までは頑張ろう！と集中力も増すはずです。
リモート環境で求められる、上手なセルフマネジメント
自宅で長時間座った作業をしていると身体に負担がかかってしまいます。
そんな時は、リフレッシュも兼ねて軽めの運動をすることをおすすめします。毎日はなかなか時間が取れなくても、週1〜2回の軽い運動は身体にも脳にも良い刺激をもたらしてくれます。こまめな運動を取り入れることで気持ちもリフレッシュされていきます。
おすすめは、
- 散歩
- ランニング
- ストレッチや軽い筋トレ
- ヨガ／瞑想
- 仮眠をとる
散歩・ランニング・ストレッチ・軽い筋トレ
たまには外の空気に触れたり、身体を動かしていると、考えもまとまったり、新しいアイデアが湧いてきたりします。モヤモヤした時のランニングは、前に向かって進んでいる実感が持て、走った後は爽快感でいっぱいになります。
ヨガ／瞑想
最近では、「今、この瞬間を大切にする」マインドフルネスという考え方が一般的になりつつあります。椅子に座りながら、3分間だけ目を閉じてリラックスするだけと心が平穏を保てます。雑念が湧いてきても一旦そのままにして、ヨガや瞑想で深く呼吸に意識を向けると次第に心の状態も整ってくるので、ぜひ取り入れてみてください。
20分程度の仮眠
どうしても集中できない時は、20〜30分程度の仮眠をとるのがおすすめです。そのまま続けても逆に効率が悪くなってしまうので、一旦リセットする意味でも仮眠をとると頭が冴えて作業効率が上がります。規則正しい生活習慣は基本ですが、どうしても眠気が襲ってきたときは潔く仮眠しましょう。
まとめ：オンオフを切り替えてメリハリのあるリモートワークライフを！
リモートワークや在宅勤務を乗り切るコツを仕事編・生活編に分けてご紹介しました。
皆さんもぜひコツをうまく取り入れながら、オンオフを切り替えてメリハリのあるリモートワークライフを送ってみてくださいね。
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